Chính Sách Bảo Mật Thông Tin Khách Hàng

Lời Mở Đầu

VietNam Network trân trọng sự tin tưởng của Quý Khách hàng và Quý Đối tác khi lựa chọn, liên hệ, trao đổi thông tin và sử dụng các sản phẩm, giải pháp, dịch vụ do VietNam Network cung cấp. Chúng tôi nhận thức rằng việc bảo vệ thông tin của Khách hàng không chỉ là trách nhiệm trong hoạt động kinh doanh mà còn là một trong những yếu tố quan trọng để xây dựng mối quan hệ hợp tác minh bạch, an toàn và lâu dài.

Với đặc thù hoạt động trong lĩnh vực tư vấn, cung cấp thiết bị, thiết kế, thi công, tích hợp, vận hành, bảo hành và bảo trì các hệ thống điện nhẹ, trong quá trình làm việc VietNam Network có thể tiếp nhận nhiều loại thông tin khác nhau từ Khách hàng. Các thông tin này không chỉ bao gồm họ tên, số điện thoại, email hoặc thông tin doanh nghiệp mà còn có thể bao gồm thông tin công trình, bản vẽ thiết kế, sơ đồ hệ thống, yêu cầu kỹ thuật, BOQ/BOM, danh mục thiết bị, hồ sơ mời thầu, báo giá, điều kiện thương mại và các tài liệu liên quan đến dự án.

VietNam Network hiểu rằng một số thông tin nêu trên có thể có giá trị quan trọng đối với hoạt động của Khách hàng, dự án hoặc hệ thống đang được triển khai. Vì vậy, chúng tôi thực hiện việc tiếp nhận, sử dụng, lưu trữ và chia sẻ thông tin theo nguyên tắc giới hạn trong phạm vi cần thiết, phù hợp với mục đích công việc và các căn cứ pháp lý áp dụng.

Chính sách bảo mật thông tin khách hàng này (“Chính sách”) được xây dựng nhằm quy định rõ cách VietNam Network tiếp nhận, quản lý, sử dụng, lưu trữ, chia sẻ và bảo vệ thông tin Khách hàng; đồng thời giúp Khách hàng hiểu rõ quyền, trách nhiệm và phương thức liên hệ với VietNam Network khi phát sinh vấn đề liên quan đến thông tin của mình.

Điều 1. Mục Đích Ban Hành và Phạm Vi Điều Chỉnh

1.1. Mục đích ban hành

Chính sách này được ban hành nhằm thiết lập nguyên tắc thống nhất trong việc quản lý và bảo vệ thông tin Khách hàng tại VietNam Network trong toàn bộ quá trình từ khi Khách hàng bắt đầu liên hệ, yêu cầu tư vấn, khảo sát, thiết kế, yêu cầu báo giá cho đến khi hai bên giao kết hợp đồng, triển khai dự án, nghiệm thu, bàn giao, bảo hành, bảo trì và hoàn thành các nghĩa vụ liên quan.

Thông qua Chính sách này, VietNam Network mong muốn giúp Khách hàng hiểu rõ loại thông tin nào có thể được chúng tôi tiếp nhận, thông tin được sử dụng cho mục đích gì, những cá nhân hoặc tổ chức nào có thể được tiếp cận thông tin trong trường hợp cần thiết, thời gian thông tin có thể được lưu giữ và các biện pháp VietNam Network áp dụng nhằm bảo vệ thông tin.

Đối với những thông tin thuộc phạm vi dữ liệu cá nhân, VietNam Network thực hiện việc xử lý phù hợp với các nguyên tắc và yêu cầu của pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân tại từng thời điểm.

1.2. Phạm vi điều chỉnh

Chính sách áp dụng đối với thông tin Khách hàng mà VietNam Network tiếp nhận trong quá trình cung cấp sản phẩm, giải pháp và dịch vụ, bất kể thông tin được tiếp nhận trực tiếp, thông qua Website, email, điện thoại, trao đổi điện tử, hồ sơ giấy, khảo sát tại công trình hoặc các phương thức hợp pháp khác.

Chính sách cũng áp dụng đối với việc quản lý thông tin sau khi dự án hoặc giao dịch đã hoàn thành trong trường hợp VietNam Network cần tiếp tục lưu giữ thông tin để thực hiện nghĩa vụ bảo hành, bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật, kế toán, thuế, giải quyết tranh chấp hoặc các nghĩa vụ pháp lý khác.

Điều 2. Đối Tượng Áp Dụng

Chính sách này áp dụng đối với Khách hàng và các cá nhân, tổ chức có thông tin được VietNam Network tiếp nhận trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Tùy từng trường hợp cụ thể, “Khách hàng” trong Chính sách này có thể bao gồm khách hàng cá nhân, doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, chủ đầu tư, ban quản lý dự án, tổng thầu, nhà thầu, đơn vị tư vấn, đối tác hoặc tổ chức có nhu cầu sử dụng sản phẩm, giải pháp và dịch vụ của VietNam Network.

Đối với Khách hàng là tổ chức hoặc doanh nghiệp, VietNam Network có thể tiếp nhận thông tin của người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền, cán bộ phụ trách mua hàng, cán bộ kỹ thuật, người phụ trách dự án, cán bộ kế toán hoặc các cá nhân khác được Khách hàng chỉ định làm đầu mối liên hệ.

Trong trường hợp Khách hàng cung cấp thông tin của cá nhân khác cho VietNam Network, Khách hàng có trách nhiệm bảo đảm việc cung cấp thông tin đó có căn cứ phù hợp và được thực hiện đúng quy định pháp luật.

Điều 3. Các Loại Thông Tin Khách Hàng VietNam Network Có Thể Tiếp Nhận

VietNam Network chỉ tiếp nhận các thông tin phù hợp với mục đích công việc và nhu cầu giao dịch thực tế. Tùy theo từng giai đoạn làm việc, các nhóm thông tin có thể bao gồm những nội dung dưới đây.

3.1. Thông tin nhận dạng và thông tin liên hệ

Trong quá trình Khách hàng liên hệ hoặc làm việc với VietNam Network, chúng tôi có thể tiếp nhận các thông tin như họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác, số điện thoại, địa chỉ email, địa chỉ liên hệ và thông tin của người được Khách hàng chỉ định làm đầu mối.

Các thông tin này chủ yếu được sử dụng để VietNam Network xác định đúng người liên hệ, trao đổi công việc, gửi báo giá, xác nhận yêu cầu, sắp xếp lịch khảo sát, gửi tài liệu kỹ thuật, phối hợp triển khai dự án và thực hiện các hoạt động chăm sóc Khách hàng có liên quan.

VietNam Network không chủ động yêu cầu Khách hàng cung cấp những thông tin nhận dạng không cần thiết nếu các thông tin đó không phục vụ cho mục đích giao dịch hoặc nghĩa vụ pháp lý.

3.2. Thông tin doanh nghiệp hoặc tổ chức

Đối với Khách hàng là doanh nghiệp hoặc tổ chức, VietNam Network có thể tiếp nhận tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, địa chỉ xuất hóa đơn, địa chỉ giao hàng, địa điểm triển khai dự án, thông tin người đại diện và các thông tin pháp lý hoặc giao dịch khác cần thiết.

Những thông tin này được sử dụng chủ yếu để xác lập giao dịch, lập báo giá, chuẩn bị hợp đồng, xuất hóa đơn, giao nhận thiết bị, thực hiện thanh toán, quản lý hồ sơ dự án và thực hiện các nghĩa vụ liên quan.

3.3. Thông tin về nhu cầu sản phẩm và giải pháp

Trong quá trình tư vấn, Khách hàng có thể cung cấp cho VietNam Network thông tin về loại hệ thống cần triển khai, số lượng thiết bị, thương hiệu mong muốn, tính năng yêu cầu, tiêu chuẩn kỹ thuật, ngân sách dự kiến, thời gian triển khai hoặc các yêu cầu đặc thù khác.

Những thông tin này giúp đội ngũ kinh doanh và kỹ thuật của VietNam Network đánh giá chính xác nhu cầu, lựa chọn thiết bị phù hợp và xây dựng phương án kỹ thuật, cấu hình cũng như báo giá tương ứng.

3.4. Thông tin về công trình và dự án

Đối với các dự án cần khảo sát, thiết kế hoặc thi công, VietNam Network có thể được Khách hàng cung cấp tên dự án, địa điểm công trình, quy mô, tiến độ, thông tin mặt bằng, khu vực triển khai, yêu cầu của Chủ đầu tư, yêu cầu của đơn vị tư vấn hoặc các thông tin khác có liên quan.

VietNam Network sử dụng những thông tin này trong phạm vi cần thiết để đánh giá hiện trạng, bố trí nhân sự khảo sát, xác định phạm vi công việc, lập phương án thiết kế, tính toán khối lượng và triển khai dự án.

3.5. Bản vẽ, hồ sơ và tài liệu kỹ thuật

Do đặc thù của hoạt động nhà thầu điện nhẹ, VietNam Network có thể được tiếp cận hoặc tiếp nhận các tài liệu như bản vẽ kiến trúc, mặt bằng, bản vẽ MEP, bản vẽ hệ thống điện nhẹ, sơ đồ nguyên lý, sơ đồ mạng, sơ đồ kết nối, bản vẽ shop drawing, bản vẽ hoàn công, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, chỉ dẫn kỹ thuật, BOQ/BOM, danh mục thiết bị, biên bản khảo sát và các tài liệu kỹ thuật khác.

VietNam Network nhận thức rằng những tài liệu này có thể chứa thông tin quan trọng về cấu trúc công trình, vị trí thiết bị, hệ thống mạng, hệ thống an ninh, hệ thống camera, kiểm soát ra vào, báo cháy, âm thanh, hạ tầng cáp và các hệ thống kỹ thuật khác của Khách hàng.

Do đó, các tài liệu này được sử dụng chủ yếu để thực hiện công việc được giao và không được tự ý sử dụng cho mục đích không liên quan.

3.6. Thông tin thương mại

Trong quá trình báo giá, đàm phán và thực hiện hợp đồng, VietNam Network có thể quản lý các thông tin liên quan đến giá bán, giá trị dự án, chiết khấu, điều kiện thanh toán, phương thức giao hàng, tiến độ thanh toán, điều kiện bảo hành, phạm vi công việc và các nội dung thương mại khác.

VietNam Network hiểu rằng những thông tin này có thể ảnh hưởng đến hoạt động thương mại của Khách hàng. Vì vậy, quyền tiếp cận được giới hạn trong phạm vi những nhân sự hoặc bên liên quan cần sử dụng thông tin để thực hiện giao dịch hoặc nghĩa vụ tương ứng.

Điều 4. Phương Thức Tiếp Nhận Thông Tin Khách Hàng

VietNam Network có thể tiếp nhận thông tin trực tiếp từ Khách hàng khi Khách hàng điền biểu mẫu trên Website, gửi email, gọi điện thoại, gửi tin nhắn, trao đổi trực tiếp với nhân viên kinh doanh hoặc kỹ thuật, cung cấp hồ sơ dự án hoặc trong quá trình khảo sát và làm việc tại công trình.

Thông tin cũng có thể được tiếp nhận thông qua hợp đồng, phụ lục hợp đồng, biên bản làm việc, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, tài liệu thiết kế, tài liệu nghiệm thu hoặc các tài liệu do Khách hàng, Chủ đầu tư, tổng thầu, đơn vị tư vấn hoặc đối tác có thẩm quyền cung cấp.

Trong một số trường hợp, VietNam Network có thể tiếp nhận thông tin từ nhà sản xuất, nhà phân phối hoặc đối tác kỹ thuật khi thông tin đó cần thiết để thực hiện yêu cầu của Khách hàng và việc tiếp nhận có căn cứ phù hợp.

Điều 5. Mục Đích Sử Dụng Thông Tin Khách Hàng

5.1. Tiếp nhận và phản hồi yêu cầu

Thông tin liên hệ của Khách hàng được sử dụng để VietNam Network xác nhận nội dung yêu cầu, liên hệ tư vấn, cung cấp thông tin sản phẩm, sắp xếp lịch khảo sát, gửi tài liệu và chuyển yêu cầu đến đúng bộ phận phụ trách.

5.2. Tư vấn và xây dựng giải pháp

VietNam Network có thể sử dụng thông tin về công trình, yêu cầu kỹ thuật và nhu cầu của Khách hàng để phân tích, lựa chọn công nghệ, lựa chọn thiết bị, xây dựng cấu hình và đề xuất giải pháp phù hợp. Việc phân tích này có thể cần sự phối hợp giữa bộ phận kinh doanh, kỹ thuật, dự án và trong một số trường hợp với nhà sản xuất hoặc nhà phân phối.

5.3. Khảo sát và thiết kế

Thông tin công trình và hồ sơ kỹ thuật có thể được sử dụng để chuẩn bị kế hoạch khảo sát, xác định vị trí thiết bị, tuyến cáp, tủ kỹ thuật, nguồn điện, hạ tầng mạng và các điều kiện cần thiết khác. Trên cơ sở đó, VietNam Network có thể xây dựng bản vẽ, sơ đồ nguyên lý, phương án bố trí, danh mục thiết bị và tài liệu kỹ thuật phục vụ dự án.

5.4. Bóc tách khối lượng và lập báo giá

Các bản vẽ, BOQ, hồ sơ yêu cầu và thông tin khảo sát có thể được sử dụng để xác định khối lượng thiết bị, vật tư, nhân công và các hạng mục liên quan. Thông tin này là cơ sở để VietNam Network xây dựng cấu hình, lựa chọn sản phẩm, tính toán chi phí và lập báo giá phù hợp với yêu cầu thực tế.

5.5. Giao kết và thực hiện hợp đồng

Khi hai bên tiến hành giao dịch, thông tin Khách hàng được sử dụng để chuẩn bị hợp đồng, phụ lục, đơn đặt hàng và các hồ sơ liên quan. Trong quá trình triển khai, thông tin có thể được sử dụng để đặt hàng thiết bị, giao nhận, điều phối nhân sự, thi công, cài đặt, cấu hình, tích hợp hệ thống, kiểm tra, chạy thử, nghiệm thu và bàn giao.

5.6. Bảo hành, bảo trì và hỗ trợ sau bàn giao

Sau khi dự án hoàn thành, VietNam Network có thể tiếp tục lưu giữ những thông tin cần thiết về thiết bị, cấu hình, thời điểm bàn giao, thời hạn bảo hành và lịch sử hỗ trợ để phục vụ việc bảo hành, bảo trì hoặc xử lý sự cố. Việc duy trì một phần hồ sơ kỹ thuật sau bàn giao có thể giúp VietNam Network xác định nhanh hệ thống đã triển khai và hỗ trợ Khách hàng hiệu quả hơn khi phát sinh yêu cầu.

5.7. Thực hiện nghĩa vụ pháp lý

VietNam Network có thể sử dụng và lưu giữ những thông tin cần thiết để thực hiện các nghĩa vụ về kế toán, thuế, hóa đơn, kiểm toán, giải quyết khiếu nại, tranh chấp hoặc các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật.

Điều 6. Nguyên Tắc Sử Dụng và Bảo Mật Thông Tin

VietNam Network thực hiện việc quản lý thông tin Khách hàng dựa trên nguyên tắc sử dụng đúng mục đích, giới hạn quyền tiếp cận và chỉ chia sẻ trong phạm vi cần thiết.

Thông tin Khách hàng không mặc nhiên được cung cấp cho toàn bộ nhân sự VietNam Network. Tùy từng dự án, quyền tiếp cận có thể được giới hạn cho nhân viên kinh doanh phụ trách, kỹ sư thiết kế, nhân sự dự án, kế toán, người quản lý hoặc các cá nhân có nhiệm vụ liên quan trực tiếp.

VietNam Network không sử dụng thông tin Khách hàng cho mục đích cá nhân của nhân viên và không cho phép tự ý cung cấp hồ sơ, tài liệu, báo giá hoặc thông tin dự án cho người không có nhiệm vụ liên quan.

VietNam Network không thực hiện việc mua bán trái phép dữ liệu cá nhân của Khách hàng.

Điều 7. Bảo Mật Hồ Sơ, Bản Vẽ và Thông Tin Dự Án

Đối với một nhà thầu điện nhẹ, VietNam Network nhận thức rằng hồ sơ kỹ thuật có thể chứa những thông tin quan trọng liên quan đến cấu trúc và hoạt động của công trình. Vì vậy, VietNam Network đặc biệt chú trọng việc quản lý các tài liệu này.

Bản vẽ, sơ đồ hệ thống, hồ sơ mời thầu, BOQ/BOM, danh mục thiết bị, sơ đồ mạng và các tài liệu Khách hàng cung cấp chỉ được sử dụng trong phạm vi phục vụ việc tư vấn, thiết kế, báo giá, thi công, nghiệm thu, bảo hành hoặc các công việc đã được hai bên thống nhất.

Nhân sự không có nhiệm vụ liên quan không được tự ý sao chép, chuyển tiếp hoặc sử dụng hồ sơ dự án.

Trong trường hợp cần chuyển một phần hồ sơ cho nhà sản xuất, nhà phân phối hoặc đối tác kỹ thuật để xác nhận giải pháp, tính tương thích, thông số thiết bị hoặc khả năng cung cấp hàng hóa, VietNam Network sẽ giới hạn phạm vi thông tin được chia sẻ ở mức phù hợp với mục đích.

Đối với các dự án có yêu cầu bảo mật cao hoặc chứa thông tin quan trọng về hệ thống an ninh, mạng, camera, kiểm soát ra vào, trung tâm dữ liệu hoặc các hạ tầng quan trọng khác, VietNam Network và Khách hàng có thể ký Thỏa thuận bảo mật riêng (NDA) để xác định cụ thể hơn phạm vi thông tin mật, người được phép tiếp cận, thời hạn bảo mật và trách nhiệm của các bên.

Điều 8. Bảo Mật Thông Tin Thương Mại và Báo Giá

VietNam Network thực hiện quản lý phù hợp đối với báo giá, giá trị hợp đồng, tỷ lệ chiết khấu, điều kiện thanh toán, phương án thương mại, ngân sách Khách hàng cung cấp, kế hoạch mua sắm và nội dung đàm phán giữa các bên.

Những thông tin này chỉ được cung cấp cho nhân sự cần sử dụng để lập báo giá, phê duyệt giá, thực hiện hợp đồng, kế toán hoặc quản lý dự án.

VietNam Network không chủ động cung cấp báo giá của một Khách hàng cho Khách hàng khác hoặc sử dụng thông tin thương mại của Khách hàng cho mục đích không liên quan đến giao dịch, trừ trường hợp có căn cứ hợp pháp hoặc thỏa thuận khác.

Điều 9. Chia Sẻ Thông Tin Với Nhà Sản Xuất, Nhà Phân Phối và Đối Tác

Trong hoạt động điện nhẹ, việc triển khai một dự án có thể cần sự tham gia của nhiều đơn vị. Vì vậy, VietNam Network có thể cần cung cấp một phần thông tin cần thiết cho nhà sản xuất, nhà phân phối, đơn vị vận chuyển, nhà thầu phụ, đối tác kỹ thuật, đơn vị bảo hành hoặc nhà cung cấp dịch vụ.

Ví dụ, VietNam Network có thể cần gửi cấu hình hoặc thông số dự án cho nhà sản xuất để xác nhận giải pháp; cung cấp địa điểm giao hàng cho đơn vị vận chuyển; hoặc cung cấp phạm vi công việc cần thiết cho nhà thầu phụ để phối hợp thi công.

Trong những trường hợp này, VietNam Network áp dụng nguyên tắc chỉ cung cấp những thông tin hợp lý và cần thiết để bên nhận thực hiện công việc tương ứng, đồng thời xem xét các yêu cầu bảo mật phù hợp với tính chất thông tin và quan hệ giữa các bên.

Điều 10. Trường Hợp Cung Cấp Thông Tin Theo Yêu Cầu Pháp Luật

Ngoài những trường hợp phục vụ trực tiếp cho việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ, VietNam Network có thể phải cung cấp hoặc xử lý thông tin Khách hàng khi có yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc khi pháp luật quy định nghĩa vụ phải thực hiện.

Thông tin cũng có thể được sử dụng trong phạm vi cần thiết để giải quyết khiếu nại, tranh chấp, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên hoặc thực hiện các nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng.

Trong phạm vi pháp luật cho phép, VietNam Network sẽ giới hạn việc cung cấp ở những thông tin có liên quan đến yêu cầu cụ thể và không tự ý mở rộng phạm vi thông tin được cung cấp.

Điều 11. Biện Pháp Bảo Vệ Thông Tin Khách Hàng

VietNam Network áp dụng các biện pháp quản lý, tổ chức và kỹ thuật phù hợp với quy mô hoạt động, loại thông tin và mức độ rủi ro nhằm hạn chế khả năng thông tin Khách hàng bị truy cập, sử dụng, thay đổi, sao chép, tiết lộ, mất mát hoặc phá hủy trái phép.

Các biện pháp có thể bao gồm phân quyền truy cập hệ thống, quản lý tài khoản và mật khẩu, kiểm soát quyền quản trị, quản lý việc chia sẻ tài liệu, sao lưu dữ liệu, bảo vệ máy tính và máy chủ, cập nhật phần mềm, sử dụng các giải pháp phòng chống mã độc và thực hiện các quy định nội bộ về bảo mật.

Đối với tài liệu dự án, VietNam Network có thể giới hạn quyền truy cập theo từng bộ phận, dự án hoặc nhân sự phụ trách nhằm giảm thiểu việc tiếp cận thông tin không cần thiết.

Mặc dù VietNam Network áp dụng các biện pháp phù hợp nhằm bảo vệ thông tin, không có hệ thống điện tử hoặc phương thức truyền dữ liệu qua Internet nào có thể bảo đảm loại bỏ tuyệt đối mọi rủi ro. Khi phát hiện nguy cơ hoặc sự cố, VietNam Network sẽ thực hiện các biện pháp cần thiết để hạn chế ảnh hưởng và xử lý theo quy định.

Điều 12. Trách Nhiệm Bảo Mật Của Nhân Sự VietNam Network

Nhân sự VietNam Network được tiếp cận thông tin Khách hàng phải sử dụng thông tin đúng phạm vi công việc được giao và tuân thủ các quy định nội bộ về bảo mật.

Nhân sự không được tự ý sử dụng thông tin Khách hàng cho lợi ích cá nhân; không tự ý sao chép hoặc chuyển tài liệu cho người không liên quan; không tiết lộ báo giá, điều kiện thương mại, bản vẽ hoặc thông tin kỹ thuật của dự án khi không có căn cứ phù hợp.

Khi nhân sự thay đổi vị trí công việc hoặc chấm dứt làm việc tại VietNam Network, nghĩa vụ bảo mật đối với những thông tin thuộc phạm vi cần được bảo vệ vẫn được thực hiện theo thỏa thuận, quy định nội bộ và pháp luật áp dụng.

Điều 13. Thời Gian Lưu Trữ Thông Tin

VietNam Network lưu giữ thông tin Khách hàng trong khoảng thời gian cần thiết để thực hiện mục đích công việc, hợp đồng và nghĩa vụ pháp lý tương ứng.

Thời hạn lưu giữ có thể khác nhau tùy từng nhóm hồ sơ. Ví dụ, thông tin của một yêu cầu báo giá chưa phát sinh giao dịch có thể được quản lý khác với hồ sơ của một dự án đã triển khai và còn thời hạn bảo hành.

Đối với hợp đồng, hóa đơn, chứng từ kế toán và các hồ sơ phải lưu giữ theo pháp luật, VietNam Network thực hiện lưu giữ theo thời hạn áp dụng tương ứng.

Đối với bản vẽ, cấu hình và hồ sơ kỹ thuật, VietNam Network có thể tiếp tục lưu giữ sau khi bàn giao trong phạm vi cần thiết để hỗ trợ bảo hành, bảo trì, tra cứu lịch sử hệ thống hoặc xử lý các vấn đề phát sinh.

Khi thông tin không còn cần thiết và không còn nghĩa vụ phải lưu giữ, VietNam Network sẽ thực hiện xóa, hủy, ẩn danh hoặc áp dụng biện pháp xử lý phù hợp.

Điều 14. Bảo Mật Thông Tin Sau Khi Hoàn Thành Dự Án

Việc dự án hoàn thành, hợp đồng hết hiệu lực hoặc quan hệ giao dịch giữa hai bên chấm dứt không mặc nhiên làm mất đi nghĩa vụ bảo mật đối với những thông tin vẫn thuộc phạm vi cần được bảo vệ.

VietNam Network tiếp tục quản lý các hồ sơ còn được lưu giữ theo nguyên tắc phù hợp với mục đích lưu trữ và không sử dụng những thông tin này cho mục đích không liên quan.

Đối với thông tin được xác định là thông tin mật theo NDA hoặc hợp đồng, thời hạn và phạm vi bảo mật sau khi kết thúc dự án sẽ được thực hiện theo thỏa thuận cụ thể giữa các bên và quy định pháp luật.

Điều 15. Quyền Của Khách Hàng Đối Với Dữ Liệu Cá Nhân

Đối với những thông tin thuộc dữ liệu cá nhân, VietNam Network tôn trọng và bảo đảm việc thực hiện các quyền của chủ thể dữ liệu theo quy định pháp luật Việt Nam hiện hành.

Tùy thuộc vào từng trường hợp và điều kiện pháp luật áp dụng, Khách hàng có thể yêu cầu được biết về hoạt động xử lý dữ liệu của mình, yêu cầu truy cập, chỉnh sửa thông tin không chính xác, thực hiện quyền liên quan đến sự đồng ý, yêu cầu hạn chế hoặc xóa dữ liệu trong những trường hợp được pháp luật cho phép, phản đối hoạt động xử lý hoặc thực hiện các quyền khiếu nại và bảo vệ quyền lợi hợp pháp khác.

Việc thực hiện một yêu cầu của Khách hàng có thể cần VietNam Network xác minh danh tính hoặc quyền của người yêu cầu nhằm tránh việc dữ liệu bị cung cấp, thay đổi hoặc xóa theo yêu cầu của người không có thẩm quyền.

Một số yêu cầu có thể không dẫn đến việc dữ liệu được xóa hoặc ngừng xử lý ngay lập tức nếu VietNam Network vẫn có nghĩa vụ lưu giữ thông tin theo hợp đồng, pháp luật về kế toán, thuế, bảo hành, giải quyết tranh chấp hoặc các căn cứ hợp pháp khác.

Điều 16. Trách Nhiệm Của Khách Hàng Trong Việc Bảo Vệ Thông Tin

Khách hàng có trách nhiệm cung cấp thông tin chính xác và cập nhật cho VietNam Network khi có thay đổi quan trọng ảnh hưởng đến quá trình giao dịch hoặc thực hiện dự án.

Khi cung cấp thông tin của người khác, Khách hàng cần bảo đảm mình có quyền hoặc căn cứ hợp pháp để cung cấp thông tin đó.

Đối với tài liệu có mức độ bảo mật đặc biệt, Khách hàng nên thông báo hoặc đánh dấu rõ để VietNam Network có thể áp dụng phương thức quản lý phù hợp.

Đối với các dự án có yêu cầu bảo mật cao, VietNam Network khuyến nghị hai bên thống nhất ngay từ giai đoạn đầu về danh mục tài liệu mật, người được quyền tiếp cận, kênh trao đổi tài liệu, thời hạn bảo mật và phương thức xử lý tài liệu sau khi hoàn thành dự án.

Điều 17. Xử Lý Sự Cố Liên Quan Đến Thông Tin Khách Hàng

Khi phát hiện hoặc nhận được thông tin về một sự cố có khả năng ảnh hưởng đến thông tin Khách hàng, VietNam Network sẽ xem xét tính chất, phạm vi và mức độ ảnh hưởng của sự cố để thực hiện các biện pháp xử lý phù hợp.

Các biện pháp có thể bao gồm việc xác minh sự cố, khoanh vùng hệ thống bị ảnh hưởng, ngăn chặn truy cập trái phép, xác định loại dữ liệu liên quan, khắc phục nguyên nhân, thay đổi quyền truy cập, khôi phục hệ thống và tăng cường các biện pháp bảo vệ.

Trong trường hợp sự cố thuộc trường hợp phải thông báo hoặc báo cáo theo quy định pháp luật, VietNam Network sẽ thực hiện nghĩa vụ tương ứng theo trình tự và thời hạn áp dụng.

Điều 18. Sử Dụng Tên, Hình Ảnh và Thông Tin Dự Án Cho Hoạt Động Truyền Thông

Việc VietNam Network cung cấp sản phẩm hoặc tham gia triển khai một dự án không mặc nhiên đồng nghĩa với việc VietNam Network được quyền công khai mọi thông tin liên quan đến Khách hàng hoặc dự án.

Đối với những nội dung như tên Khách hàng, logo, tên dự án, hình ảnh công trình, hình ảnh hệ thống, bản vẽ, cấu hình kỹ thuật, giá trị hợp đồng hoặc thông tin chưa được công khai, VietNam Network sẽ xem xét quyền sử dụng, thỏa thuận với Khách hàng và các quy định pháp luật có liên quan trước khi sử dụng cho website, hồ sơ năng lực, mạng xã hội, tài liệu marketing hoặc hoạt động truyền thông.

Ngay cả khi một số thông tin về dự án đã được công khai hợp pháp, VietNam Network vẫn xem xét không công bố những chi tiết kỹ thuật hoặc thương mại thuộc phạm vi cần được bảo mật.

Điều 19. Tiếp Nhận Yêu Cầu, Phản Ánh và Khiếu Nại

Khách hàng có thể liên hệ với VietNam Network khi cần cập nhật thông tin, thực hiện quyền liên quan đến dữ liệu cá nhân, phản ánh việc sử dụng thông tin hoặc thông báo về dấu hiệu mất an toàn thông tin.

Khi tiếp nhận yêu cầu, VietNam Network có thể đề nghị cung cấp thông tin cần thiết để xác minh danh tính, tư cách hoặc quyền của người gửi yêu cầu trước khi thực hiện thao tác liên quan đến thông tin Khách hàng.

VietNam Network sẽ xem xét và xử lý yêu cầu dựa trên nội dung thực tế, phạm vi thông tin đang quản lý và quy định pháp luật áp dụng.

Điều 20. Cập Nhật Chính Sách Bảo Mật

VietNam Network có thể sửa đổi hoặc cập nhật Chính sách này khi có sự thay đổi của pháp luật, hoạt động kinh doanh, phạm vi dịch vụ, công nghệ, phương thức quản lý thông tin hoặc khi cần tăng cường các biện pháp bảo vệ Khách hàng.

Phiên bản Chính sách được cập nhật sẽ được công bố trên Website hoặc thông báo bằng phương thức phù hợp khi cần thiết. Ngày cập nhật gần nhất được ghi tại phần đầu của Chính sách để Khách hàng có thể nhận biết phiên bản đang được áp dụng.

Điều 21. Thông Tin Đơn Vị Quản Lý

Điều 22. Hiệu Lực và Mối Quan Hệ Với Các Thỏa Thuận Khác

Chính sách bảo mật thông tin khách hàng này có hiệu lực kể từ ngày 21 tháng 09 năm 2026 và được áp dụng đối với hoạt động tiếp nhận, sử dụng, quản lý, lưu trữ và bảo vệ thông tin Khách hàng của VietNam Network trong phạm vi phù hợp.

Trong trường hợp VietNam Network và Khách hàng đã ký kết Hợp đồng, Thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA), cam kết bảo mật hoặc văn bản khác có quy định cụ thể hơn về phạm vi thông tin mật, thời hạn bảo mật, người được tiếp cận hoặc trách nhiệm của các bên, các nội dung cụ thể đó sẽ được thực hiện theo thỏa thuận giữa các bên và quy định pháp luật áp dụng.

Việc một nội dung của Chính sách cần được điều chỉnh do thay đổi của pháp luật không mặc nhiên làm mất hiệu lực của toàn bộ các nội dung còn lại trong phạm vi chúng vẫn phù hợp.